Створення звітів за однією та кількома таблицями



Іноді потрібно обробляти дані не за окремими записами, а об’єднуючи їх у групи за різними критеріями. Тому при роботі із запитами передбачено кілька режимів, крім конструктора та подання таблиці (які ми вже розглянули), існують режими зведених таблиці та діаграми, а також режим роботи із підсумками.


Наприклад, у зведеній таблиці можна зобразити середній бал учнів за класами та статтю (на основі таблиці Учні).


А у зведеній діаграмі – стаж вчителів, котрі викладають різні предмети (на основі таблиць Учителі Викладання Класи).


Ці режими перегляду доступні для будь-якого запиту, проте їх ефективно застосовувати лише при роботі з числовими даними.


Запити з групуванням

У зведеній таблиці можна дізнатись, наприклад дату народження найстаршого учня у кожному класі та школі загалом. Проте, так ми не дізнаємось «У яких класах всі учні народились після 1.01.2000 року?». Для відповіді на таке питання доведеться скласти запит. Для того, щоб у конструкторі запитів накласти умову на підсумкові характеристики, потрібно активувати відповідний режим. В результаті дещо змінюється вигляд конструктора запитів.


На поле Клас задаємо режим групування, а на поле Дата народження – мінімум та умова >#01.01.2000#


Інший приклад: для кожного вчителя можна визначити, скількох учнів він навчає.


Таким чином, побудова зведених таблиць та діаграм, а також режим групування у конструкторі запитів дає змогу опрацьовувати підсумкові характеристики.


Звіти

Останній компонент роботи з базами даних, який ми розглянемо дозволяє формувати звіти – паперові підсумкові документи. Звітом є, наприклад, чек в супермаркеті чи квиток на потяг, чи табель учня з оцінками – тобто друкований підсумок обробки даних у базі.


Так само, як і з іншими елементами бази даних, звіти можна створювати в режимі майстра, конструктора, чи на основі порожнього полотна. Створимо звіт про предмети, котрі вивчає учень за допомогою майстра.

Попередньо слід створити запит, у якому вивести поля Клас, Прізвище, Ім’я учня, Предмет – ті дані, котрі потрібно буде відобразити у звіті.

У процесі створення звіту можна згрупувати дані – наприклад, за класом; відсортувати – наприклад, за прізвищем і предметом; вибрати макет та шаблон звіту.

Створений автоматично звіт можна редагувати у конструкторі. Верхній колонтитул звіту буде показано лише на першій сторінці, заголовки та нижній колонтитул сторінки будуть на кожній сторінці звіту, а області колонтитулів полів містять відповідні згруповані записи таблиці. Нижній колонтитул звіту буде міститись лише на останній сторінці, ця область може використовуватись для друку даних про затвердження звіту печаткою та підписом.


Створену структуру можна змінювати – наприклад, додамо групування даних ще за прізвищем. Кожне групування у звіті має свою область колонтитулів для показу відповідного вмісту.

Можна переміщувати дані між різними областями звіту для отримання бажаного вигляду. Наприклад, розмістимо показ імені поряд із прізвищем; відредагуємо заголовок показу предметів, а також додамо заголовок для оцінок.

Слід враховувати, що для переміщення областей полів потрібно їх розблокувати – по суті видалити розмітку, створену автоматично.


Можна також зауважити, що у звіті є деякі автоматично додані дані: поточний час генерування звіту, дата, кількість сторінок тощо.

 

Ми розглянули основні етапи роботи із базою даних – від її проектування та створення моделі сутність-зв’язок; реалізації цієї моделі у системі керування базами даних; створення форм для зручної роботи із даними; створення запитів різних типів для обробки інформації; створення звітів для виведення підсумкових результатів роботи із даними. Сподіваюсь, що ці відомості допоможуть краще розуміти принципи роботи тих баз даних, котрі забезпечують нашу життєдіяльність. Якщо вам цікаво розглянути цей розділ детальніше – раджу скористатись посібником та електронним курсом http://itknyga.com.ua/.

Остання зміна: середа 30 вересня 2020 6:00